مشتری، مهمان یا ارباب رجوع جهت ورود فایل به سازمان باید این فایل‌ها را از طریق دستگاه کیوسکی که در ورودی سازمان قرار دارد وارد سازمان نماید. در این بخش به بررسی طریقه استفاده از پنل کاربری این دستگاه می‌پردازیم.
ارباب رجوع باید به ترتیب مراحل زیر را انجام دهد:
۱- ورود به سیستم: برای ورود به حساب کاربری باید کد کاربری خود را وارد کنید. نوع این کد با توجه به خصوصیات سازمان متفاوت است. در اکثریت سازمان‌ها کد کاربری مشتری یا مهمان همان کد ملی وی می‌باشد.
۲- انتخاب مسیر ورود یا خروج فایل: پس از ورود به سیستم، با شکل زیر مواجه می‌شوید. در این بخش همانطور که در شکل زیر مشخص است باید تعیین کنید که قصد انجام چه عملیاتی را دارید؟ آیا می‌خواهید فایلی را به سازمان وارد کنید یا قصد خروج فایلی را از سازمان دارید؟ روی گزینه مورد نظر خود کلیک کنید.
۳- ورود فایل: می‌خواهید فایل مورد نظر خود را به کدام بخش از سازمان ارسال کنید؟ گزینه ورود فایل را در شکل بالا انتخاب کنید. سپس باید انتخاب کنید که قصد ورود فایل به چه واحدی در سازمان را دارید. پس از انتخاب بخش مورد نظر، به فایلهایی که روی فلش درایو قرار دارند، دسترسی خواهید داشت و می‌توانید فایل مورد نظر خود را انتخاب کنید. با کلیک کردن روی هر کدام از فایل‌ها، آن فایل انتخاب می‌شود. شما می‌توانید یک یا چند فایل را انتخاب کنید (شکل زیر).
در این مرحله، پس از انتخاب فایل مورد نظر، دکمه «شروع پویش» برای شما فعال می‌شود. برای پویش کردن فایل مورد نظر با ضدویروس‌های موجود در کیوسک امن سایبرنو، روی این دکمه کلیک کنید.
پس از کلیک روی گزینه شروع پویش، باید کمی صبر کنید تا پویش انجام شود. پس از پایان پویش، نتیجه در شکل زیر نمایش داده می‌شود.
فایل‌های ورودی به سازمان ممکن است توسط یکی از سه ماژول زیر که در شکل بالا نمایش داده شده است، مسدود گردند:
با کلیک کردن روی گزینه «ارسال به شبکه»، فایل به مقصد مورد نظر ارسال می‌شود. البته توجه داشته باشید که فایل‌های مسدودشده به مقصد مورد ارسال نخواهند شد.
حال می‌توانید با کلیک کردن روی گزینه «دریافت رسید»، رسید کاغذی عملیات انجام‌شده را دریافت کنید.
همچنین، در صورتی که فلش درایو (تعریف‌شده در پنل مدیریتی و دارای مجوز ورود به سازمان) را در اختیار داشته باشید، می‌توانید آن را به دستگاه متصل کرده و با انتخاب گزینه «ارسال به USB» فایل پویش‌شده را به آن فلش درایو انتقال دهید و وارد سازمان کنید.
نکته: در صورتی که فایلی (مثلا فایل‌های فشرده) دارای رمز عبور باشد، باید گذرواژه آن را وارد کنید. در صورتی که گذرواژه اشتباه باشد، فایل به صورت به عنوان بدافزار در نظر گرفته خواهد شد. همچنین در صورتی که کل فلش درایو با استفاده از BitLocker رمزشده باشد، باید در ابتدا رمز آن را وارد کنید تا بتوانید محتوای موجود در آن را وارد سازمان نمایید.
۴- خروج فایل: در صورتی که قصد خروج فایلی را از سازمان داشته باشید، باید پس از اتصال فلش خود به کیوسک امن سایبرنو و ورود به سیستم، گزینه «خروج فایل» را انتخاب و سپس، شناسه مربوطه را وارد کنید. این شناسه توسط کارمند سازمان به عنوان مجوز خروج فایل به هر کاربر تحویل داده می‌شود. در صورتی که شناسه را به طور صحیح وارد کنید، فایل مورد نظر به درون فلش شما کپی می‌شود و سامانه پیام «عملیات با موفقیت انجام شد» را نمایش می‌‌دهد.
